Organizarea riguroasa a documentelor reprezintă un prim pas pentru păstrarea acestora în siguranță. În cadrul unei companii sunt realizate zilnic numeroase procese, însoțite adesea de multe acte în formă fizică. De exemplu, o simplă vânzare poate include factură, contract, chitanță, aviz de însoțirea a mărfii sau proces verbal de recepție. Și, chiar dacă toate actele justifică aceeași operațiune, modul lor de stocare este diferit.
Păstrarea documentelor în siguranță este importantă și acasă, nu doar la birou. De la actele de identificare și proprietate până la polițele de asigurare sau documentele medicale, totul trebuie bine pus la punct și în loc sigur. Prin urmare, dacă vrei să-ți orânduiești cât mai bine documentele, iată câteva recomandări care îți vor fi de folos:
1. Folosește folii de protecție din plastic
Sistemele de protecție individuale sunt extrem de utile pentru documente, mai ales că dispun și de perforațiile pentru arhivare. Foile transparente din plastic te ajută să vezi ce este în interior, iar cele colorate pot face identificarea mai ușoară dacă vrei să-ți organizezi documentele după un anumit cod de culoare. Aceste produse sunt ideale pentru orice acte, în special pentru că le oferă protecție la uzură, lumină sau umiditate. De altfel, odată așezate în folii, documentele pot fi cu ușurință puse în dosare etichetate corespunzător.
2. Achiziționează mai multe bibliorafturi
Un biblioraft pentru organizarea documentelor face treaba mult mai simplă când vine vorba de păstrarea actelor. Toate actele înfoliate și aranjate în dosare pot fi organizate eficient în bibliorafturi care, la rândul lor, se depozitează pe rafturi. Aceste accesorii de papetărie au un rol esențial pentru stocarea și indexarea hârtiilor. Există modele în format A3, A4 sau A5, în diferite culori și lățimi ale cotorului, în funcție de numărul colilor arhivate. Totodată, produsele de calitate sunt dotate și cu orificii de prindere ușor de manevrat, care permit atașarea și detașarea rapidă a documentelor.
3. Ia în considerare mapele și servietele colorate
În cazul în care culorile te ajută să te descurci mai bine, poți folosi mape sau serviete colorate ca să-ți organizezi actele. Extrem de rezistente, acestea se găsesc în diferite forme, iar unele dintre includ și secțiuni de compartimentare. În ceea ce privește mapele colorate din plastic, le poți arhiva și în bibliorafturi pentru că au un sistem standard de îndosariere, însă, ca și servietele, pot sta perfect și în sertare, pe verticală.
4. Laminează documentele pe care nu vrei să le deteriorezi
Un aparat de laminat nu este deloc scump, iar accesoriile și consumabilele au de asemenea prețuri mici. Așadar, cumpără-ți un astfel de produs ca să te asiguri că-ți vei menține documentele importante în perfectă stare, fără să se deterioreze. Poți prelucra actele la birou ori chiar din confortul casei tale, fără să depui prea mult efort.
5. Optează pentru un mini-seif
O cutie care se închide ermetic sau un mini-seif te pot ajuta să ții tot ceea ce consideri important în deplină siguranță. De preferat ar fi să alegi o casetă rezistentă la foc, care să reziste și în situația izbucnirii unui incendiu.
Pe piață există o mulțime de articole de papetărie, dar și alte tipuri de produse, pe care le poți utiliza ca să-ți păstrezi documentele importante în siguranță. Alege-le pe cele care ți se potrivesc și pune la punct un sistem de organizare propriu, care să-ți fie confortabil. Nu este deloc simplu să obții un nou exemplar al unui document pe care l-ai deteriorat sau aruncat din greșeală, de aceea trebuie să te asiguri că beneficiezi de un sistem care să-ți permită să găsești oricând, orice act.
