Documentele pentru pensionare se pot recupera din arhive private. Ce tarife maxime se aplică în 2026

Persoanele care au nevoie de acte pentru stabilirea sau recalcularea pensiei pot recupera dovezile veniturilor și vechimii chiar dacă fostul angajator a fost desființat. Când documentele sunt păstrate de o firmă de arhivare autorizată, solicitantul plătește separat înregistrarea cererii, cercetarea arhivei și eliberarea adeverinței, în limitele tarifare stabilite pentru 2026.

Primul pas este identificarea deținătorului arhivei. Informația poate fi cerută lichidatorului societății ori structurilor Arhivelor Naționale. O altă posibilitate este consultarea evidențelor privind operatorii care au preluat actele companiilor desființate. Site-ul Arhivelor Naționale include lista actualizată a prestatorilor autorizați.

Cererea se depune la deținătorul actelor fostului angajator

Închiderea, radierea, lichidarea sau falimentul unei societăți nu înseamnă dispariția documentelor sale. Statele salariale, dosarele de personal și registrele pot ajunge la o firmă autorizată pentru servicii arhivistice, la succesorul legal al angajatorului sau, în situațiile prevăzute de lege, la alte instituții.

Autorizația emisă de Arhivele Naționale permite operatorilor economici să preia arhive, să le organizeze, să le păstreze și să asigure conservarea și administrarea lor. Solicitarea pentru adeverință trebuie adresată firmei care deține efectiv documentele necesare.

Cererea este însoțită, de regulă, de următoarele informații și acte:

• O copie a documentului de identitate al solicitantului.
• Numele fostei societăți și adresa sediului acesteia.
• Codul unic de identificare al firmei, atunci când este cunoscut.
• Intervalul în care persoana a fost angajată acolo.
• Documente care ajută la găsirea înregistrărilor: carnet de muncă, contract individual de muncă, decizie de angajare sau alte acte disponibile.

Pentru întocmirea adeverinței pot fi folosite și documente justificative precum fluturașii salariali, fișele de evidență a retribuțiilor, registrele ori foile de calcul. Acestea trebuie să confirme veniturile lunare realizate și să existe dovada achitării contribuției la asigurările sociale de stat.

Plata include cercetarea arhivei și eliberarea documentului

Plafoanele pentru 2026 sunt cuprinse în anexa Dispoziției nr. I/8, emisă la 22 ianuarie 2026 de directorul Arhivelor Naționale. Actul a fost publicat la 3 martie 2026 în Monitorul Oficial. Operatorii autorizați nu au dreptul să depășească aceste limite.

Sumele de mai jos nu includ taxa pe valoarea adăugată (TVA). Cercetarea și eliberarea sunt operațiuni tarifate distinct, iar unitatea de calcul diferă în funcție de serviciul solicitat:

• Operațiuni administrative: maximum 136 de lei pe cerere. Tariful acoperă primirea și înregistrarea solicitării, repartizarea, consultarea instrumentelor de lucru, calcularea costurilor și pregătirea înștiințării pentru plată.
• Cercetarea veniturilor lunare brute: maximum 155 de lei pe an pentru primii 5 ani verificați; de la anul al șaselea, plafonul este de 136 de lei pe an.
• Eliberarea adeverinței de venituri brute: maximum 40 de lei pe an pentru primii 5 ani; începând cu anul al șaselea, maximum 30 de lei pe an.
• Cercetarea sporurilor permanente: maximum 85 de lei pentru un an verificat.
• Eliberarea adeverinței de sporuri permanente: maximum 19 lei pe an.
• Cercetarea documentelor pentru dovedirea grupei de muncă: maximum 60 de lei pe an verificat.
• Eliberarea adeverinței care atestă grupa de muncă: maximum 15 lei pe an.
• Restituirea unui original care aparține solicitantului, precum un carnet de muncă, un act de stare civilă sau o diplomă: maximum 136 de lei pe document.
• Cercetarea arhivei pentru copii ori extrase: maximum 15 lei pe pagină verificată.
• Eliberarea copiilor ori extraselor: maximum 6 lei pe pagină.

Categoria veniturilor brute cuprinde salariile, sporurile, primele, acordurile globale, alte componente salariale și veniturile zilierilor. Aceleași servicii acoperă reconstituirea carnetului de muncă și verificarea altor documente care confirmă veniturile lunare sau faptul că pentru acestea se datora contribuția la asigurările sociale.

Pentru solicitările care depășesc cinci ani, calculul se face pe tranșe: tariful redus se aplică numai perioadei care începe cu al șaselea an, nu întregului interval cerut.

Pentru o adeverință de venituri care acoperă un singur an complet, plafoanele sunt de 136 de lei pentru operațiunile administrative, 155 de lei pentru cercetarea arhivei și 40 de lei pentru eliberarea documentului. La aceste sume se adaugă TVA și, dacă documentul este expediat, cheltuielile poștale sau de curierat.

În calculul final, cercetarea se raportează la perioada efectiv verificată. Eliberarea se taxează numai pentru lunile acoperite de adeverință, copie, extras sau certificat.

Cererea înregistrată poate fi taxată și fără găsirea documentelor

Operatorul poate percepe tariful administrativ inclusiv când constată că nu păstrează actele solicitate. Condiția este ca cererea să fi fost transmisă oficial, prin e-mail, prin poștă sau direct la sediu, și să fi fost înregistrată.

Într-un interviu acordat Digi24.ro, Cristiana Dumitrescu, directorul executiv al Casei de Pensii a Municipiului București, a explicat că întocmirea unei adeverințe presupune verificarea veniturilor brute, a sporurilor și a celorlalte componente salariale pentru fiecare lună din perioada solicitată.

Tot ea a precizat că arhive ale fostelor întreprinderi comuniste închise ori lichidate în anii ’90 au fost preluate de firme private autorizate. Acestea funcționează în localități diferite, iar trimiterea documentelor generează cheltuieli suplimentare, în funcție de serviciul poștal sau de curierat ales.

După achitarea serviciilor și primirea actelor, adeverința poate fi depusă la casa teritorială de pensii. Ea servește la dovedirea veniturilor, sporurilor, vechimii ori grupei de muncă pentru stabilirea sau recalcularea drepturilor. Casa de Pensii are nevoie de documentul în original.

Arhivele Naționale verifică respectarea plafoanelor

Limitele tarifare se stabilesc în fiecare an, după consultarea operatorilor economici. Controlul respectării lor revine Arhivelor Naționale.

Instituția este subordonată Ministerului Afacerilor Interne și administrează, supraveghează și protejează Fondul Arhivistic Național. Asigură conservarea documentelor cu valoare istorică și administrativă, precum și accesul la acestea în condițiile legii. Serviciile prin care soluționează cererile persoanelor fizice și juridice se efectuează contra cost.

Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 include în acest fond documente provenite de la autorități, organizații publice sau private, persoane fizice autorizate, profesioniști care lucrează în baza unor legi speciale și persoane fizice. Statul le acordă protecție specială.

Printre categoriile prevăzute de lege se află actele oficiale ori particulare, documentele diplomatice și consulare, memoriile, manuscrisele, proclamațiile, chemările, afișele, planurile, schițele, hărțile, peliculele cinematografice și alte mărturii similare, matricele sigilare, precum și înregistrările cu valoare istorică în format foto, video, audio sau informatic. Sunt vizate documentele realizate în țară și cele create de români în străinătate.

Plafoanele din 2026 sunt mai mari decât cele stabilite pentru anul precedent. Potrivit AvocatNet, trei operatori de arhivare au contestat în instanță tarifele pentru 2025, considerându-le prea mici, și au obținut o soluție favorabilă în primă instanță în ianuarie 2026.

Prin hotărârea privind aceste tarife, prima instanță a obligat Arhivele Naționale: „să stabilească alte tarife maximale care să țină cont de creșterea puterii de cumpărare, reflectată printr-o analiză a majorării salariului minim pe economie și, eventual, a inflației”.