Cazierul cerut pentru angajare trebuie justificat prin lege. Ce posturi impun documentul și cine îl verifică

Candidații cărora li se solicită cazierul pentru angajare pot cere firmei să indice actul normativ care justifică prezentarea lui. O cerință din regulamentul intern nu este suficientă: obligația trebuie prevăzută expres pentru postul sau profesia respectivă.

Legea 53/2003, Codul muncii, nu stabilește cazierul judiciar ca document obligatoriu pentru încheierea unui contract individual de muncă. De aceea, aceeași listă de acte nu se aplică automat unui agent de pază și unui asistent administrativ dintr-o companie privată. Pentru primul există o cerință legală specială.

Nici posibilitatea obținerii gratuite a certificatului pe internet nu extinde dreptul angajatorului de a-l solicita. Regula depinde de postul ocupat, nu de timpul sau de banii necesari procurării documentului.

Postul și legea aplicabilă stabilesc obligația candidatului

În sectorul public și în anumite profesii există prevederi speciale privind antecedentele penale și prezentarea certificatului. Pentru verificarea solicitării, reperele sunt:

Pentru funcțiile publice, Codul administrativ, adoptat prin Ordonanța de urgență 57/2019, stabilește condiția referitoare la antecedente în articolul 465, alineatul (1), litera h). Certificatul intră în documentația de concurs.

Pentru angajarea pe posturi contractuale în instituții publice, documentul este cerut prin Hotărârea Guvernului 1336/2022, articolul 35, litera f).

Pentru consilierii juridici, reperul este articolul 9 din Legea 514/2003. În cazul avocaților, cerința ține de reglementarea profesiei prin Legea 51/1995.

Pentru gestionari, adică angajații care au în răspundere bunurile unei unități, se aplică Legea 22/1969.

Pentru personalul de pază și gărzile de corp, temeiul este Legea 333/2003, care reglementează protecția persoanelor și paza bunurilor, valorilor și obiectivelor.

Gestionarii și personalul de pază sunt, astfel, exemple de angajați din mediul privat pentru care firma are o justificare legală a cererii. În schimb, simpla includere a cazierului în procedura proprie de recrutare nu creează aceeași obligație pentru alte posturi.

În profesiile medicale, colegiul profesional verifică documentul

Medicii, stomatologii și farmaciștii au un regim distinct. Legea 95/2006 leagă dreptul de exercitare a profesiei de absența situațiilor de nedemnitate. Pentru certificatul de membru, cazierul este prezentat colegiului profesional.

Prin această procedură, destinatarul certificatului de cazier nu devine clinica privată ori farmacia care recrutează. Legea respectivă nu justifică o solicitare directă a documentului din partea acestor angajatori. Candidatul le poate prezenta certificatul de membru primit de la colegiu.

În spitalele publice intervine însă regula concursurilor pentru posturi contractuale din instituții publice. La aceste concursuri, candidatul trebuie să includă cazierul în dosarul depus.

Acordul candidatului nu înlocuiește justificarea legală

Pentru verificarea unei cereri, candidatul poate solicita identificarea legii sau a hotărârii de guvern aplicabile. O explicație care trimite numai la politica internă a companiei nu oferă temeiul necesar.

Informațiile despre condamnări pot fi prelucrate numai în condițiile permise de dreptul european ori de legislația națională. Dacă o firmă privată cere cazierul unui vânzător, programator sau operator de call center fără să identifice o prevedere legală care impune cerința, prelucrarea acestor date este lipsită de temei.

Semnarea unui acord la interviu nu înlătură problema. În recrutare, consimțământul nu este considerat o bază sigură pentru prelucrarea informațiilor despre condamnări, chiar când candidatul înmânează voluntar certificatul.

Angajatorul se expune amenzilor prevăzute de regulamentul european privind protecția datelor, GDPR. Articolul 83 prevede, în funcție de caz, un plafon de până la 4% din cifra globală de afaceri a companiei. Acesta nu reprezintă o amendă aplicată automat fiecărei solicitări nelegale.

Statul eliberează gratuit cazierul, dar intermedierea se plătește

Certificatul judiciar electronic se eliberează fără taxă, la solicitarea persoanei interesate. Posibilitatea a fost introdusă prin Legea 3/2023, care a completat articolul 28 al Legii 290/2004. Pentru documentul ridicat de la ghișeu, taxa fusese eliminată din 2017.

Dacă solicitantul apelează la un intermediar, tariful achitat acoperă serviciul acestuia, nu eliberarea documentului de către stat. Serviciul poate cuprinde depunerea solicitării și relația cu instituția, precum și traducerea ori livrarea. Aceste opțiuni sunt utile mai ales persoanelor care nu se pot deplasa la ghișeu.

Cazierul fiscal are alt scop și este valabil 30 de zile

Cazierul fiscal și cel judiciar provin de la instituții diferite și urmează reguli separate. Cel fiscal nu este, în mod obișnuit, necesar recrutării. Este solicitat mai ales pentru operațiuni ale firmelor, precum transferul părților sociale sau înlocuirea administratorului, dar și de bănci ori în cadrul licitațiilor.

Pentru obținerea și folosirea documentului fiscal, procedura are următoarele repere:

• Eliberarea prin ANAF este gratuită, atât la ghișeu, cât și prin Spațiul Privat Virtual.
• Solicitarea electronică se face din secțiunea Solicitări, alegând opțiunea Eliberare documente. Documentul ajunge, de regulă, în câteva minute sau în câteva ore.
• Ordonanța Guvernului 39/2015 stabilește o valabilitate de 30 de zile, limitată la scopul declarat în solicitare.

Un cazier fiscal cerut pentru relația cu o bancă nu poate fi reutilizat ulterior pentru transferul părților sociale. De asemenea, certificatul de atestare fiscală este un alt document, cu reguli proprii, inclusiv de valabilitate.