Ce servicii ar trebui să externalizeze o companie mică sau medie?
Conducerea unei companii înseamnă mult mai mult decât coordonarea echipelor interne și gestionarea vânzărilor. Un antreprenor știe că riscurile cele mai mari nu vin din zona operațională de cele mai multe ori, ci din zona de conformitate în ceea ce privește legislația, controalele din partea autorităților, potențialele amenzi și documentația incompletă. Din acest motiv, tot mai multe companii aleg să caute firme autorizate pentru servicii esențiale, firme care își asumă contractual responsabilitatea pentru corectitudinea informațiilor întocmite și transmise mai departe către autorități.
Un furnizor extern nu doar că preia sarcinile administrative ale companiei, ci gestionează relația cu autoritățile, actualizează documentațiile atunci când se schimbă legea și intervine imediat ce apar situații neprevăzute. Externalizarea nu este despre a scăpa de task-uri, ci despre a reduce riscurile și a crește nivelul de conformitate asupra companiei, toate acestea fără a încărca organigrama internă cu departamente costisitoare.
Am exemplificat, mai jos, 5 servicii pe care un antreprenor orientat spre dezvoltarea companiei ar trebui sa le lase pe mâinile specialiștilor:
RecomandăriDe ce fiecare companie are nevoie de servicii de intervenție rapidă pentru protecția activelor
- Contabilitatea și raportările financiare
Externalizarea contabilității înseamnă transferul responsabilității financiare către o companie autorizată, formată din experți contabili și consultanți fiscali. O astfel de firmă preia integral înregistrarea documentelor contabile, clasificarea cheltuielilor, evidența veniturilor și întocmirea registrelor obligatorii.
În plus, firma externă se ocupă de depunerea declarațiilor fiscale lunare, de calculul impozitului lunar de plată, de declarațiile trimestriale și anuale, de întocmirea bilanțurilor, balanțelor și a celorlalte situații financiare. Tot ea răspunde solicitărilor venite din partea autorităților și reprezintă compania în cazul controalelor fiscale. Un avantaj major este faptul că firma de contabilitate urmărește permanent modificările legislative și le adaptează rapid pentru fiecare client în parte. Astfel, un antreprenor nu mai riscă erori sau întârzieri care pot atrage cu sine penalități costisitoare.
RecomandăriÎn cadrul companiei Tarom, va apărea o nouă entitate, TAROM Tehnic care va furniza servicii de întreținere și reparații
- SSM – Securitate și Sănătate în muncă
Prin externalizarea serviciilor de securitate și sănătate în muncă, o firmă autorizată preia toate obligațiile legale pe care angajatorul le-ar avea în mod normal. Aceasta realizează evaluarea riscurilor profesionale, întocmește planul de prevenire și protecție, asigură aprovizionarea cu materialele obligatorii (truse de prim ajutor și echipamente de protecție), redactează instrucțiunile de securitate și sănătate în muncă. Mai mult, o astfel de companie organizează instruirile periodice obligatorii pentru angajați, gestionându-le fișele individuale de instruire și ocupându-se de semnăturile necesare. Practic, angajații unei astfel de companii gestionează dosarele de SSM și păstrează evidențele conform cerințelor ITM.
De asemenea, firma autorizată asistă compania în cazul accidentelor de muncă sau a situațiilor speciale, întocmește documentația aferentă și oferă suport în timpul controalelor autorităților. Companie cu experiență de peste 15 ani în tot ceea ce ține de protecția muncii, Outstand este un partener de încredere pentru fiecare companie care îi solicită serviciile.
RecomandăriNoile servicii legate de AI, poate contribui la succesul iPhone 16 al companiei Apple
- PSI / SU – Prevenirea și Stingerea Incendiilor și Situații de Urgență
Externalizarea serviciilor de PSI/SU presupune ca o firmă specializată să preia toate obligațiile legate de prevenirea și stingerea incendiilor și gestionarea situațiilor de urgență. Aceasta elaborează planurile de evacuare, stabilește scenariile de securitate la incendiu și întocmește documentația obligatorie pentru autorități.
Specialiști autorizați organizează instruiri periodice pentru angajați, realizează simulări de evacuare și exerciții practice de utilizare a stingătoarelor. Tot ei verifică existența, amplasarea și valabilitatea echipamentelor de stingere și semnalizare. În plus, furnizorul extern gestionează relația cu ISU și reprezintă compania în cazul controalelor, preluând practic sarcina tehnică și administrativă care, altfel, ar rămâne în responsabilitatea directă a angajatorului.
- GDPR – Protecția datelor cu caracter personal
Externalizarea serviciilor GDPR către o firmă autorizată înseamnă că întreaga responsabilitate privind conformitatea cu Regulamentul General privind Protecția Datelor este gestionată de specialiști. Ei preiau rolul de DPO extern (Data protection officer sau Responsabil cu Protecția Datelor Personale) și realizează audituri complete asupra modului în care compania colectează, stochează și utilizează datele personale ale angajaților, clienților, colaboratorilor și nu numai.
Firma specializată elaborează politici interne, proceduri de lucru, registre de evidență a prelucrărilor de date și informări standard pentru persoane vizate. Tot ea se ocupă de managementul incidentelor de securitate, notifică autoritățile în cazul breșelor de date și gestionează solicitările de acces, ștergere sau portabilitate.
- Administrarea de personal și salarizarea
Prin externalizarea serviciilor de administrare de personal și salarizare, o firmă autorizată preia complet sarcinile critice pe care, în mod normal, le-ar gestiona un departament intern de HR.
Aceasta întocmește și actualizează contractele individuale de muncă, actele adiționale, fișele de post, deciziile interne și dosarele de personal. Tot firma externă gestionează pontajele, concediile de odihnă, concediile medicale și calculul drepturilor salariale. În plus, se ocupă de întocmirea și depunerea declarațiilor fiscale, de generarea fluturașilor de salariu și de gestionarea relației cu autoritățile (ANAF, ITM, Casa de Pensii).
Așadar, externalizarea serviciilor esențiale funcționării optime reprezintă o soluție eficientă de reducere a riscurilor și creștere a performanței pentru un manager care vrea să rămână concentrat pe dezvoltarea afacerii, nu pe partea birocratică. Administrarea de personal și salarizarea, contabilitatea, GDPR, SSM și PSI/SU pot fi gestionate mult mai sigur prin intermediul Outstand, o companie cu specialiști și experiență de peste 15 ani, cu firme partenere dedicate pe anumite domenii, profesioniști care preiau responsabilitatea legală și operațională a unei companii.
