În ce condiții poate angajatorul să citească mesajele de serviciu și cum poate fi contestată supravegherea excesivă

Angajatorul nu primește automat dreptul de a citi integral conversațiile salariaților doar pentru că acestea sunt purtate prin instrumente profesionale. Accesul la conținutul mesajelor cere o justificare mai puternică decât simpla verificare a traficului de comunicații, iar informarea angajaților nu acoperă singură condițiile supravegherii.

În interviul pentru Ziare.com, Silviu Faier, avocat specializat în dreptul muncii, arată că dreptul salariatului la viață privată rămâne valabil și când acesta folosește echipamentele firmei. Evaluarea monitorizării trebuie să țină seama, împreună, de scopul și amploarea ei, dar și de garanțiile oferite angajatului. Aceste repere contează și în jurisprudența Curții Europene a Drepturilor Omului.

Compania trebuie să justifice interesul pentru care introduce monitorizarea

Faier explică cerințele articolului 5 din Legea nr. 190/2018, aplicabile când firma invocă un interes legitim pentru urmărirea comunicațiilor electronice sau pentru supravegherea video la serviciu. Condițiile privesc atât motivul companiei, cât și procedura urmată înaintea introducerii sistemelor.

Potrivit avocatului, angajatorul are de îndeplinit următoarele cerințe:

Interesul invocat trebuie susținut printr-o justificare și trebuie să aibă prioritate față de drepturile persoanelor monitorizate. Simpla invocare a unui interes al companiei nu înlocuiește această evaluare.

Salariații trebuie înștiințați înainte de începerea supravegherii. Informarea trebuie să fie completă și explicită, astfel încât cerința să nu fie redusă la simpla existență a unei mențiuni despre monitorizare.

Înainte ca sistemele să fie introduse, compania trebuie să consulte sindicatul sau reprezentanții salariaților. Consultarea acestora este o cerință distinctă de informarea individuală a angajaților.

Variantele care afectează mai puțin viața privată trebuie să se fi dovedit deja ineficiente. Condiția privește rezultatul folosirii lor anterior, nu doar preferința angajatorului pentru un sistem mai intruziv.

O prevedere adăugată regulamentului intern nu poate ține locul întregului set de obligații, subliniază Faier. Informarea este obligatorie, dar existența ei nu înseamnă că sunt îndeplinite și cerințele privind justificarea, consultarea sau alternativele la supraveghere.

Verificarea comunicațiilor diferă de accesul la conținutul lor

Pentru e-mailuri și conversații, avocatul separă controlul traficului de citirea efectivă a corespondenței. Cele două forme de verificare pătrund în grade diferite în viața privată. Când compania urmărește ceea ce scrie salariatul, justificarea trebuie să fie mai puternică, iar accesul trebuie însoțit de garanții adecvate.

Faier amintește o cauză împotriva României în care Curtea Europeană a Drepturilor Omului a evidențiat ce trebuie evaluat: informarea făcută înaintea supravegherii, amploarea controlului, motivele firmei și posibilitatea unor metode care afectează mai puțin viața privată. Analiza privește și întinderea verificării, nu numai existența unui motiv invocat de angajator.

Camerele din birouri trebuie evaluate după scop și împrejurări

Într-un birou în care există camere video, folosirea lor pentru supravegherea salariaților poate deveni o problemă juridică, arată Faier în interviul acordat Ziare.com.

În cazul supravegherii video, avocatul indică trei cerințe: măsura să fie legală, necesară și proporțională. Proporționalitatea privește raportul dintre cât de mult este urmărit salariatul și scopul pentru care compania folosește camera.

Nici montarea echipamentului, nici un anunț afișat despre existența lui nu demonstrează, separat, respectarea acestor cerințe. Justificarea trebuie analizată pentru situația concretă în care lucrează persoanele supravegheate, explică Faier.

Faier invocă situații prezentate public de ANSPDCP, în care instanțele au confirmat că supravegherea video a salariaților în birouri era nelegală.

Capturile de ecran și înregistrarea tastelor cer motive specifice

Aplicațiile care salvează repetat imaginea ecranului sau înregistrează tastele apăsate pot prelua și discuții personale, alături de informații care nu privesc munca. Aplicând criteriile Curții, Faier apreciază că aceste instrumente ridică probleme serioase de proporționalitate.

Compania trebuie să explice necesitatea unei asemenea intervenții. Justificarea trebuie să arate și de ce obiectivul urmărit nu poate fi îndeplinit prin instrumente care intră mai puțin în viața privată, precizează avocatul.

Durata păstrării datelor trebuie raportată la scop

Pentru formele de monitorizare reglementate de articolul 5, Faier indică o limită de principiu de 30 de zile. Perioada aleasă trebuie să rămână proporțională cu motivul colectării datelor; plafonul nu reprezintă o permisiune automată pentru păstrarea fiecărei înregistrări o lună întreagă.

Depășirea limitei este posibilă în situații prevăzute expres de reglementări sau atunci când există justificări temeinice. Excepțiile nu înlătură cerința ca durata stocării să fie legată de scop, potrivit explicațiilor avocatului.

Salariatul poate cere informații și poate contesta prelucrarea datelor

Pentru angajatul care consideră supravegherea excesivă, demersurile disponibile privesc cererea scrisă de informații, accesul la propriile date și sesizarea autorității de supraveghere. Despre condițiile acestor demersuri, Faier explică: „Poate solicita în scris informații despre datele colectate, scopul și temeiul monitorizării, destinatarii și perioada de păstrare. De asemenea, își poate exercita dreptul de acces la datele personale, în condițiile GDPR, și poate depune o plângere la ANSPDCP – Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal dacă apreciază că prelucrarea îi încalcă drepturile”.