Ce pași sunt necesari când instituția tace sau solicită iar acte depuse și când se aplică termenul de 30 de zile

Potrivit unui material publicat de Adevărul.ro, persoanele care așteaptă un răspuns de la o instituție publică sau cărora li se cer din nou acte deja depuse trebuie să verifice termenul aplicabil și să păstreze dovezile demersurilor făcute. Alegerea căii de contestare depinde de procedura cererii, iar revenirile la instituție nu trebuie considerate automat o repornire a termenelor.

Demersul trebuie ales după rezultatul urmărit

Înainte de formularea unei reclamații, trebuie stabilit ce se solicită autorității: un răspuns, soluționarea cererii ori contestarea unui refuz. Nemulțumirea față de întârziere trebuie separată de acest obiectiv, pentru ca demersul să fie adaptat situației concrete.

O reclamație generală despre birocrație nu înlocuiește solicitarea necesară pentru rezolvarea problemei, potrivit Adevărul.ro. Dacă obiectivul este soluționarea cererii, acesta trebuie formulat explicit; dacă este contestat un refuz, trebuie verificată calea juridică aplicabilă acelui refuz.

Dovezile trebuie să arate ce a fost depus și când

Primul pas este păstrarea documentelor care permit reconstituirea cererii și a transmiterii sale. Discuțiile repetate la ghișeu nu înlocuiesc aceste dovezi, necesare pentru a arăta ce s-a cerut, la ce moment și cu ce anexe.

Trebuie păstrate împreună următoarele elemente:

• Cererea adresată instituției, care arată obiectul solicitării.
• Numărul de înregistrare, prin care poate fi indicat demersul făcut.
• Dovada transmiterii cererii către autoritate.
• Documentele anexate, pentru a putea identifica actele care au însoțit solicitarea.

Dacă instituția cere documente suplimentare, trebuie solicitată comunicarea acestei cerințe în scris. Solicitarea scrisă poate fi pusă alături de cererea inițială și de anexele păstrate, pentru a clarifica ce acte sunt cerute în plus față de cele depuse.

Procedura cererii stabilește termenul de răspuns

Pentru petiții, termenul general de răspuns este de 30 de zile de la înregistrare. Dovada datei înregistrării trebuie păstrată, pentru că de atunci se calculează termenul.

Termenul poate fi prelungit cu cel mult 15 zile, în condițiile legii. Prelungirea este o posibilitate condiționată, nu un interval care trebuie adăugat automat în cazul oricărei petiții.

Regula pentru petiții nu trebuie aplicată tuturor solicitărilor adresate unei instituții publice. Înainte de aprecierea întârzierii, trebuie identificată procedura în care se încadrează cererea și verificat termenul aferent acesteia. Aceeași procedură determină și calea de contestare care trebuie analizată.

Cererea de redepunere trebuie lămurită prin explicații scrise

Dacă sunt solicitate din nou aceleași documente, răspunsul către instituție trebuie să indice data și numărul sub care au fost depuse. Aceste repere permit raportarea noii cerințe la demersul deja făcut, în locul reluării discuției fără identificarea actelor inițiale.

Trebuie cerute atât explicații despre necesitatea redepunerii, cât și temeiul cerinței, adică regula pe care instituția își bazează solicitarea. Clarificarea trebuie să privească documentele concrete cerute din nou, nu doar o nemulțumire generală față de repetarea formalităților.

Un document care trebuie actualizat și o formalitate deja îndeplinită sunt situații diferite. Verificarea trebuie să stabilească dacă autoritatea solicită actualizarea actului sau repetarea depunerii, deoarece această distincție contează pentru justificarea cerinței.

Pentru copiile documentelor emise de alte instituții publice există reguli de simplificare care limitează solicitarea lor de la cetățeni. Aplicabilitatea acestor reguli trebuie verificată în procedura concretă; existența lor nu justifică presupunerea că orice document cerut din nou intră în aceeași categorie.

Conducerea instituției poate fi sesizată pentru clarificarea situației

O sesizare adresată conducerii poate fi utilă atunci când cererea rămâne nesoluționată ori sunt invocate documente lipsă. În acest demers, situația trebuie prezentată cronologic, pornind de la cererea depusă și continuând cu solicitările ulterioare ale autorității.

Sesizarea trebuie să ceară explicit soluționarea cererii sau clarificarea documentelor considerate lipsă. Dacă instituția invocă acte lipsă, sesizarea trebuie să confrunte lista acestora cu anexele păstrate și să indice data și numărul depunerii pentru actele deja transmise, astfel încât să fie clar ce anume se cere din nou.

Adresarea către conducere nu trebuie confundată cu plângerea prealabilă. Aceasta din urmă este o etapă juridică distinctă, atunci când este obligatorie, și trebuie verificată separat înainte de alegerea demersului către instanță.

Contestarea în instanță presupune verificări separate

Lipsa răspunsului și refuzul nejustificat pot ridica o problemă de contencios administrativ, adică de control judecătoresc asupra conduitei autorității. Posibilitatea sesizării instanței trebuie analizată în raport cu cererea concretă și cu procedura ei.

Înainte de adresarea către instanță trebuie stabilite:

• Procedura aplicabilă solicitării pentru care se urmărește contestarea.
• Eventualele formalități prealabile, adică demersurile obligatorii înainte de sesizarea instanței.
• Termenul în care poate fi formulată contestarea.

Insistența administrativă poate ajuta la rezolvarea situației, dar nu înlocuiește protejarea drepturilor în termen, în fața instanței de judecată.