Cum trimiți facturile prin e-Factura și verifici că au fost acceptate ca să eviți amenzile

Ca mic antreprenor, eviți amenzile pentru RO e-Factura dacă trimiți facturile vizate ca fișiere XML, verifici că sistemul le-a acceptat și păstrezi fișierul validat. Din 1 ianuarie 2026, termenul este de cinci zile lucrătoare de la emitere, dar nu poate trece de limita calculată de la data la care factura trebuia emisă.

Un PDF trimis pe e-mail nu înlocuiește transmiterea prin sistem. Nici numărul primit la încărcare nu este suficient: dacă fișierul are erori, factura trebuie corectată și trimisă din nou.

Ce facturi trebuie trimise

Obligațiile sunt stabilite prin OUG nr. 120/2021. Dacă ai un SRL sau un PFA stabilit în România, verifici cui facturezi și unde are loc operațiunea. Pentru facturile dintre afaceri, obligația se aplică și celor care nu sunt plătitori de TVA.

Dacă pentru o operațiune nu trebuie emisă factură potrivit Codului fiscal, nu apare nici obligația de a o transmite prin RO e-Factura. Pentru clientul persoană fizică, încărcarea în sistem este o raportare către ANAF: îi dai în continuare factura pe hârtie sau electronic. Clientul nu trebuie să aibă cont în Spațiul Privat Virtual, numit SPV.

Din 1 iunie 2026, persoanele care se identifică fiscal numai prin CNP nu sunt obligate să folosească RO e-Factura, dar se pot înscrie în registrul opțional. Aceeași posibilitate o au agricultorii persoane fizice aflați în regimul fiscal special pentru agricultori. Un PFA cu cod unic de înregistrare, numit CUI, nu este scutit doar pentru că nu plătește TVA.

Cum trimiți factura și verifici că a fost primită

Factura electronică este un fișier XML, pe care sistemul îl poate citi automat, nu un PDF. Îl poți trimite din SPV, printr-o aplicație gratuită a Ministerului Finanțelor sau printr-un program conectat la sistem. Fișierul trebuie pregătit după regulile tehnice europene și românești pentru facturi, numite EN 16931 și RO-CIUS.

Înainte de trimitere, verifici datele firmei și ale clientului, operațiunea facturată, termenul și eventualele excepții. În SPV, meniurile pentru acest drum sunt „Trimitere factură” și „Răspunsuri factură”.

1. Generezi fișierul XML în formatul cerut.
2. Îl trimiți prin SPV, prin aplicația Ministerului Finanțelor sau prin programul conectat.
3. Păstrezi numărul de încărcare și verifici cu el răspunsul sistemului.
4. Dacă factura este acceptată, descarci XML-ul cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și îl păstrezi. În relația dintre afaceri, acesta este originalul, nu PDF-ul.
5. Dacă primești erori, corectezi fișierul, îl trimiți din nou și verifici noul răspuns.

Sistemul verifică fișierul înainte să îl primească. O factură respinsă nu este considerată transmisă și nu ajunge la destinatar. Numărul de încărcare dovedește încercarea de trimitere, nu acceptarea facturii.

Cum calculezi termenul

Ziua emiterii nu intră în calculul celor cinci zile lucrătoare. Nu numeri sâmbetele, duminicile și sărbătorile legale. Înainte de 1 ianuarie 2026, termenul era de cinci zile calendaristice.

Mai există o limită: factura trebuie transmisă cel târziu la cinci zile lucrătoare după data până la care trebuia emisă. Pentru operațiunile obișnuite, data-limită de emitere este ziua a 15-a a lunii următoare operațiunii. Pentru un avans, este ziua a 15-a a lunii următoare încasării lui. Aceasta este regula de la art. 319 alin. (16) din Codul fiscal.

• Dacă emiți luni și nu este nicio sărbătoare legală, numeri marți, miercuri, joi, vineri și lunea următoare. Lunea următoare este ultima zi.
• Dacă emiți luni, iar joia este sărbătoare legală, numeri marți, miercuri, vineri, lunea următoare și marțea următoare. Termenul se încheie marți.
• Dacă data-limită legală de emitere, ziua a 15-a, cade marți, iar factura o emiți abia lunea următoare, limita calculată de la data legală expiră marțea următoare. Emiterea târzie nu îți aduce încă cinci zile.
• Dacă încasezi un avans în aprilie, factura pentru acel avans trebuie emisă, potrivit regulii obișnuite, până la 15 mai. După emitere calculezi cele cinci zile lucrătoare, fără să depășești limita legată de 15 mai.

Cum îndrepți greșelile

Dacă sistemul respinge fișierul, citești mesajul de eroare, corectezi datele și îl trimiți din nou. Respingerea nu pornește un nou termen: urmărești data-limită a facturii inițiale.

Dacă factura nu a fost transmisă beneficiarului, o anulezi și emiți una nouă. Dacă a fost deja comunicată, nu o ștergi și nu o returnezi din sistem. Potrivit art. 330 din Codul fiscal, faci o factură care scade valorile greșite și le trece pe cele corecte sau stornezi factura inițială și emiți factura corectă; trimiți corecția tot prin RO e-Factura.

Ce faci când sistemul nu funcționează

Păstrezi factura emisă și dovezile erorii, încerci din nou când sistemul funcționează și ceri lămuriri prin formularul de contact din SPV sau de la ANAF. Nu trata întreruperea ca pe o prelungire automată a celor cinci zile lucrătoare. Precizarea ANAF despre trimiterea ulterioară în timpul unei întreruperi privește facturile pentru CNAS, nu stabilește o regulă pentru toate firmele.

Ce amenzi riști

Pentru netransmitere sau transmitere după termen, amenda depinde de categoria contribuabilului:

• Persoană fizică sau contribuabil mic: între 1.000 și 2.500 de lei.
• Contribuabil mijlociu: între 2.500 și 5.000 de lei.
• Contribuabil mare: între 5.000 și 10.000 de lei.

Sancțiunea pentru întârziere privește una sau mai multe facturi al căror termen cade în aceeași lună calendaristică. Pentru facturile către persoane fizice, încălcarea obligației de transmitere se sancționează din 1 iulie 2025.

În relația dintre afaceri, emitentul care nu transmite factura prin sistem și destinatarul care o primește și o înregistrează în afara sistemului riscă fiecare o amendă de 15% din valoarea totală a facturii. La o factură de 10.000 de lei, de exemplu, calculul este 10.000 × 15% = 1.500 de lei pentru partea sancționată. Baza este întreaga valoare a facturii, nu numai TVA.

Pentru sancțiunile RO e-Factura nu se aplică plata a jumătate din minimul amenzii în 15 zile. Acest termen nu trebuie confundat cu termenul în care poate fi contestat procesul-verbal.

Întrebări frecvente

Cum facturez o persoană fizică dacă nu îmi dă CNP-ul?

Dacă persoana nu se identifică printr-un cod fiscal, folosești la acel câmp 13 cifre de zero: 0000000000000. Completezi și numele și adresa cerute pentru factură.

Trimit prin RO e-Factura toate facturile către clienți din străinătate?

Nu. Regula generală privește operațiunile cu locul în România. Există și excepția pentru livrările de bunuri în alt stat membru al UE, când clientul comunică un cod de TVA din acel stat.

Cât timp pot descărca factura validată?

După publicarea lor în sistem, fișierul și eventualele mesaje de eroare pot fi descărcate vreme de 60 de zile. După aceea sunt arhivate și se eliberează la cerere.

Pot contesta amenda?

Poți depune plângere împotriva procesului-verbal la judecătoria competentă în 15 zile de la înmânarea sau comunicarea lui.

Surse verificate la 3 noiembrie 2026: OUG nr. 120/2021 și Legea nr. 88/2026; Codul fiscal; Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 1.365/2021 și ghidul ANAF privind RO e-Factura; precizările ANAF din 16 decembrie 2024; OUG nr. 89/2025 și informarea AJFP Galați din 30 ianuarie 2026; Legea nr. 296/2023 și OG nr. 2/2001; Regulamentul european nr. 1.182/71.