Unde devine obligatorie factura electronică?

Persoanele fizice autorizate (PFA) și cele care obțin venituri din activități independente sau drepturi de autor vor fi obligate să emită facturi electronice prin sistemul ANAF începând cu 1 iunie 2026, conform unei Ordonanțe de Urgență. Nerespectarea acestei obligații va atrage amenzi de la 2.500 de lei.

Cine este vizat de e-Factura?

Extinderea sistemului RO e-Factura a fost anunțată anterior. După ce a devenit obligatoriu pentru tranzacțiile între firme (B2B) în 2024 și pentru raportarea tranzacțiilor către consumatorii finali (B2C) din 2025, urmează o nouă etapă. Ordonanța de Urgență 89/2025, care intră în vigoare pe 15 ianuarie 2026, extinde aplicabilitatea și include persoanele fizice care desfășoară activități economice și se identifică fiscal prin CNP.

Măsura vizează persoanele care obțin venituri din profesii liberale sau din industriile creative, fără a avea un PFA sau o firmă. Jurnaliștii independenți, artiștii, scriitorii, fotografii, operatorii video, influencerii și alți prestatori de servicii care lucrează pe bază de contracte de drepturi de autor sau de prestări servicii sunt incluși în această categorie. Sistemul vizează orice persoană care încasează bani pentru o activitate economică prestată cu regularitate.

Care este reaţia specialiștilor fiscali?

Consultantul fiscal Costin Manta de la EY România a subliniat că obligația de a emite o factură nu este recentă, fiind prevăzută în legislația europeană și națională încă din 2007.

În opinia sa, „Nu vorbim despre o obligație nouă de a emite facturi, ci despre o clarificare a modului în care acestea trebuie comunicate, prin sistemul RO e-Factura”, a explicat Manta.

Până în prezent, aceste facturi erau adesea ignorate, în special în cazul veniturilor mici, iar controlul era dificil. Modalitatea de transmitere a facturilor reprezintă noutatea, urmând să se facă exclusiv prin sistemul RO e-Factura.

Dilema continuității activității

În contextul legal, obligația de a emite facturi electronice se aplică persoanelor fizice care desfășoară activități economice cu caracter de continuitate. Legislația fiscală nu definește clar noțiunea de „continuitate”, ceea ce poate genera interpretări diferite.

Specialiștii fiscali au identificat trei scenarii posibile.

În primul rând, activitatea ocazională, unde o persoană care scrie un singur articol pe an sau fotografiază un singur eveniment nu este considerată persoană impozabilă și nu are obligații legate de e-Factura. În acest caz, activitatea este sporadică și nu reprezintă sursa principală de venit.

În al doilea rând, activitatea continuă sub plafonul de TVA. Aici se încadrează majoritatea freelancerilor. O persoană care are contracte recurente, chiar și pentru sume mici, este considerată persoană impozabilă. Chiar dacă nu atinge plafonul pentru înregistrarea în scopuri de TVA, ea trebuie să emită facturi și să le transmită prin RO e-Factura. Un singur contract care generează plăți lunare poate fi interpretat drept activitate continuă.

În al treilea rând, activitatea peste plafonul de TVA. Cei care depășesc pragul de înregistrare în scopuri de TVA aveau deja obligații suplimentare, iar e-Factura devine un pas administrativ suplimentar.

Recomandările pentru clarificarea situației

Delimitarea dintre activitatea ocazională și cea continuă nu este clară. În lipsa unor criterii precise, consultanții recomandă persoanelor aflate în dubiu să solicite un punct de vedere în scris de la ANAF, prin serviciul de asistență pentru contribuabili, pentru a avea o acoperire legală.

Pentru cei care se încadrează în categoria persoanelor impozabile, termenul limită pentru conformare este 1 iunie 2026. Procesul implică mai mulți pași administrativi, care ar trebui demarați din timp.

Înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV), portalul online al ANAF, este primul pas. Procedura se poate face online, pe baza credențialelor. După activarea contului, pasul următor este înrolarea în sistemul RO e-Factura, realizată tot din SPV, prin completarea unui formular.

Conform informațiilor de la serviciul de suport al ANAF, pentru persoanele fizice care se identifică prin CNP nu este obligatorie achiziționarea unei semnături digitale calificate, autentificarea putându-se face pe bază de utilizator și parolă.

Software de facturare: necesitate sau opțiune?

Deși nu este impus prin lege, un software de facturare devine util. Acesta generează factura în formatul XML standardizat, compatibil cu sistemul național RO_CIUS, bazat pe standardul european EN 16931. Costul unui astfel de program poate ajunge la câteva sute de lei pe an.

Crearea manuală a fișierului XML este complexă pentru un nespecialist. Utilizarea unui program de facturare simplifică procesul și reduce riscul de erori.

Amenzi pentru nerespectarea obligațiilor

Statul își propune să crească vizibilitatea asupra veniturilor și, implicit, gradul de colectare a taxelor. Odată cu noile obligații, au fost introduse sancțiuni. Persoanele fizice obligate să trimită facturi prin sistemul electronic au la dispoziție un termen de cinci zile calendaristice de la data emiterii.

Nerespectarea acestui termen se sancționează cu o amendă care pornește de la 2.500 de lei. Legea prevede sancțiuni și pentru beneficiarul serviciilor.

O companie care primește și înregistrează în contabilitate o factură de la un colaborator persoană fizică pe e-mail, în loc să o primească prin RO e-Factura, riscă o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii. Companiile ar putea refuza plățile către colaboratorii care nu s-au conformat, blocându-le acestora din urmă încasarea veniturilor. Consultantul fiscal Georgiana Constantin de la EY România a subliniat importanța conformării pentru a evita sancțiunile și blocarea plăților.