Arhivarea electronică garantează securitatea documentelor
Importanța Arhivării Electronice în Mediul de Afaceri
Conform legislației, companiile sunt obligate să păstreze anumite documente în arhive. Totuși, arhivarea fizică implică costuri semnificative, atât financiare, cât și de spațiu. O alternativă eficientă este arhivarea electronică, care nu doar că reduce cheltuielile, dar oferă și un nivel superior de securitate și confidențialitate.
Beneficiile Arhivării Electronice
Prin implementarea arhivării electronice, companiile pot economisi resurse prin eliminarea proceselor de manipulare și stocare a documentelor fizice. Aceasta utilizează metode moderne care asigură păstrarea autenticității documentelor arhivate.
Documentele cu regim special trebuie arhivate conform Legii 135/2007 și stocate în centre de date acreditate, care respectă normele de securitate stabilite de Ministerul Comunicațiilor și Societății Informaționale (MCSI), conform deciziei 493/2009.
Criterii pentru Arhivarea Electronică Conform Legii
Pentru a respecta reglementările legale privind arhivarea electronică, companiile trebuie să îndeplinească următoarele condiții:
- Deținerea unui centru de date acreditat de MCSI
- Utilizarea unei aplicații de management al arhivei electronice conform normelor MCSI
- Obținerea titlului de Administrator de arhivă electronică acreditat de MCSI
Tipuri de Documente Care Necesită Arhivare
Arhivarea este esențială în diverse departamente, inclusiv Contabilitate, Juridic, Resurse Umane, Achiziții, Marketing și Secretariat, pentru toate documentele reglementate de lege. Deși orice tip de document poate fi arhivat electronic, obligația se aplică doar celor specificate prin lege, care au un regim de păstrare pe o perioadă determinată și sunt emise exclusiv în format electronic.
Autenticitatea documentelor emise în format electronic este garantată prin semnătura titularului dreptului de dispoziție, însoțită de fișa documentelor arhivate. Această procedură se aplică documentelor precum contracte, polițe de asigurare, fluturași de salariu, state de plată și declarații fiscale.
Relevanța Arhivării Legale a Documentelor
Arhivarea documentelor conform legii este crucială pentru asigurarea securității informațiilor, menținerea integrității documentelor pe termen lung și facilitarea accesului rapid la acestea prin utilizarea cuvintelor-cheie. De asemenea, documentele arhivate pot fi utilizate ca probe în instanță, eliminând necesitatea consultării arhivelor fizice. Aceste avantaje, împreună cu reducerea costurilor asociate cu tipărirea, manipularea, transportul și depozitarea hârtiei, fac din arhivarea electronică o soluție optimă pentru multe companii”, afirmă Antoin Voicu, specialist în comunicare și performanță la Zipper România.
Parte a unui grup de firme cu activitate în cinci țări din Sud-Estul Europei, Zipper dispune de două centre de procesare în România și Moldova, oferind soluții care ajută companiile să-și optimizeze fluxurile interne. Serviciile de prelucrare a datelor și documentelor asigură un suport solid pentru reducerea costurilor și a timpului de procesare.
Sursa: Financiarul.ro.
Detalii suplimentare pot fi găsite aici.
